O QUE É O ARQUIVO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL?

O Arquivo Público do Distrito Federal – ArPDF, órgão da Administração Direta, relativamente autônomo, vinculado à Secretaria de Estado da Casa Civil do Distrito Federal, foi criado por meio do Decreto nº. 8.530/1985 (disponibilizar o link para o Decreto), com a finalidade de recolher, preservar e garantir proteção especial aos documentos arquivísticos de valor permanente, como elementos de prova e instrumentos de apoio ao planejamento, à administração, cultura, história e ao desenvolvimento científico e tecnológico do DF, com vistas a garantir os direitos do Governo e da Sociedade.

Com o advento da Lei nº. 2.545/2000, o Arquivo Público passou a ser o órgão central do Sistema de Arquivos do Distrito Federal – SIARDF, responsável, também, pela orientação técnica e treinamento de servidores quanto à gestão de documentos de arquivo nos órgãos e entidades da administração direta e indireta do GDF.

Sua missão institucional é aperfeiçoar a gestão de documentos de arquivo no âmbito do GDF e facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público distrital, com vistas à preservação da memória e divulgação da História do Distrito Federal, além de garantir pleno acesso à informação para apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo e o cidadão na garantia de seus direitos, e ainda, de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

COMO CHEGAR AO ARQUIVO PÚBLICO?

Para chegar no Arquivo Público do Distrito Federal por meio de transporte público, pode ser utilizada a Linha 143, operada pela empresa Piracicabana, partindo da Rodoviária do Plano Piloto.

O ARPDF POSSUI CONDIÇÕES DE ACESSIBILIDADE?

O ArPDF dispõe de espaço para estacionamento gratuito, com vagas reservadas para pessoas com deficiência e/ou mobilidade reduzida, assim como rampa para acesso à Sala de Atendimento.

QUAIS OS SERVIÇOS OFERECIDOS PELO ARPDF?

Serviço de Informações ao Cidadão – SIC (Lei nº 4. 990/2012): atendimento de solicitações de informações acerca do funcionamento, atividades e serviços prestados pelo ArPDF, bem assim de cópia de documentos administrativos, por meio do Sistema E-SIC.

Ouvidoria: atendimento a manifestações (reclamações, sugestões, elogios, informações e denúncias) direcionadas ao órgão dentro do prazo legal.

Visitas e orientações técnicas: atendimento das solicitações de visita ou orientações técnicas formuladas pelos Órgãos e Entidades do Governo do Distrito Federal quanto aos procedimentos, normas e legislação que regem a gestão de documentos de arquivo no âmbito do DF.

Consultas ao acervo permanente: atendimento às solicitações de informações sobre o acervo recolhido e custodiado pelo Arquivo Público do Distrito Federal e fornecimento de cópias de documentos em suporte digital.

Consulta probatória-trabalhista: atendimento aos pedidos de certidão de tempo de serviço ou outras demandas probatório-trabalhistas relativas aos empregados de empresas responsáveis por obras no período da construção de Brasília.

Visita técnica às dependências do ArPDF: o setor de atendimento orientará o interessado a formalizar a solicitação de visita técnica (pode ser via e-mail) e encaminhar para a Gerência de Capacitação, para agendamento.

QUAIS OS REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA A SOLICITAÇÃO DE UMA VISITA OU ORIENTAÇÃO TÉCNICA SOBRE GESTÃO DOCUMENTAL?

Como acessar o serviço: as solicitações de Visitas Técnicas devem ser formuladas por meio de documento oficial da instituição interessada

Quem pode acessar os serviços: autoridades máximas ou responsáveis pela unidade setorial de arquivo dos órgãos e entidades do Governo do Distrito Federal

Horário de funcionamento do órgão: de segunda a sexta-feira, das 8h às 18h;

Horário de atendimento ao público: de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h, sem intervalo de almoço;

Atendimento à distância: por meio de pedidos encaminhados para o e-mail arquivopublico@arquivopublico.df.gov.br ;

Custos do serviço: os serviços prestados pelo Arquivo Público do DF são gratuitos.

QUAIS OS TIPOS DE ACERVO DO ARQUIVO PÚBLICO?

O acervo do ArPDF é composto, principalmente, de documentos que retratam a história de Brasília e do Distrito Federal, e conta com aproximadamente 6 mil caixas-arquivo, contendo 4,5 milhões de documentos em pequenos formatos, cerca de 45 mil documentos em grandes formatos, 02 milhões de negativos e microfilmes, além de 300 películas e mais de 500 vídeos em diversos suportes.

COMO SE PODE CONSULTAR O ACERVO PERMANENTE DO ARPDF?

Como acessar o serviço: as solicitações de consulta ao acervo podem ser formuladas pessoalmente ou à distância (por e-mail ou correspondência);

Quem pode acessar os serviços: pessoas físicas e jurídicas, públicas e privadas, nacionais e estrangeiras.

Tipos de acervo: Textual, Documentos em Grandes Formatos, (plantas de arquitetura, mapas, fotogravuras, cartazes), Coleção Documentos Goyaz, Fotográfico, Sonoro, Audiovisual e Bibliográfico.

Requisitos para atendimento: o atendimento se dará de forma diferenciada, a depender do meio utilizado pelo usuário para realizar sua consulta (e-mail, correspondência ou presencial). Em qualquer das modalidades de atendimento, o pedido será registrado em formulário próprio a ser fornecido pelo Arquivo Público do DF. A solicitação deverá ser apresentada de forma objetiva e conter uma única solicitação, a fim de facilitar a compreensão do que está sendo requerido e reduzir o tempo de resposta.

Atendimento à distância: o atendimento a distância será realizado por meio de pedidos formulados via E-mail ou correio tradicional. O envio de pedidos de informação por meio de correspondência (eletrônica ou física) deverá conter todos os dados de identificação do requerente, tais como: nome completo, documento de identificação, telefone, correio eletrônico e endereço.

Quando do recebimento das solicitações pelas mencionadas vias, será preenchido pelo servidor do ArPDF responsável pelo atendimento, o formulário próprio com as informações enviadas pelo interessado, para fins de controle e estatísticas. O responsável pelo atendimento tem até 20 dias (prorrogáveis por mais 10 dias), contados a partir do recebimento da carta ou do correio eletrônico para enviar a resposta ao demandante. A confirmação de recebimento das solicitações enviadas ao correio eletrônico institucional do ArPDF ocorrerá em até 05 (cinco) dias úteis contados a partir do seu recebimento, e poderá ser feita via e-mail, correspondência postal, ou via telefone, pelo responsável pelo atendimento. A resposta poderá ser enviada por meios diferentes daquele pelo qual a demanda foi recebida pelo ArPDF, tendo em conta a eventual necessidade de encaminhamento de algum documento para preenchimento e devolução pelo usuário, bem assim de envio de alguma cópia digital de itens do acervo.

• Atendimento presencial: na recepção do ArPDF será realizado o controle de entrada e saída, mediante apresentação de documento de identificação. Em seguida, o interessado será encaminhado ao setor de atendimento, onde deverá preencher formulário institucional com todas as informações relativas à consulta que deseja realizar. O usuário terá acesso aos instrumentos de pesquisa do ArPDF (guias, inventários, repertórios, quadros de arranjo e outros), ao acervo disponível em meio digital, bem assim às orientações necessárias para a localização das informações de seu interesse.

Horário de atendimento ao público: de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h, exceto feriados e pontos facultativos. O horário de atendimento é ininterrupto, funcionando, inclusive, no horário de almoço (das 12h às 14h).

Atendimento à distância: por meio de pedidos encaminhados para o e-mail arquivopublico@arquivopublico.df.gov.br

Custos do serviço: os serviços prestados pelo Arquivo Público são gratuitos

Manuseio dos documentos: os documentos originais que já estejam reproduzidos em meio digital serão acessados somente nesse formato. Em regra, o manuseio dos acervos originais e de documentos em processo de organização e restauro é realizado pela Equipe Técnica do ArPDF, entretanto, quando o item documental do qual o usuário necessitar não estiver disponível em meio digital, o ArPDF dará acesso ao original e, posteriormente, dentro do prazo de atendimento, providenciará sua disponibilização em meio eletrônico.

Formas de consulta aos documentos: no setor de atendimento, os usuários poderão utilizar os seguintes meios de consulta:

– Instrumentos de Pesquisa do ArPDF (Guias, Catálogos, Inventários, Repertórios e Quadros de Arranjo), e

• – Arquivos Digitais (ainda em processo de implantação).
• Caso o interessado não resida em Brasília, será possível o atendimento via e-mail, ou correio. Em todos os casos será necessário o preenchimento de formulário institucional para registro do atendimento e elaboração do perfil do usuário dos serviços do ArPDF.

• Formas de Reprodução dos Documentos:
• – Cópia Digital do Documento original (feita ou fornecida pelo ArPDF), e

• – Foto feita com máquina fotográfica do Pesquisador (sem Flash).

As reproduções de documentos serão feitas nas dependências do ArPDF. As exceções serão objeto de avaliação, sendo que os casos em que a saída de documentos se justifique, dependerão de autorização prévia da Superintendência e de acompanhamento por servidor do ArPDF.

Se for de interesse do usuário a disponibilização de imagens dos documentos de qualquer acervo em meio digital, este deverá fornecer o suporte para armazenamento dos dados (CD, DVD, Pen Drive, HD externo, etc). O ArPDF reserva-se o direito de limitar e/ou negar os pedidos de reprodução de documentos, considerando o volume solicitado, aspectos legais do uso da documentação, os riscos para a preservação ou possíveis danos que a reprodução possa provocar nos originais, caso estes já não estejam digitalizados.

• • Prazos de Atendimento: Todas as solicitações serão atendidas em até 20 dias contados do recebimento da solicitação (prorrogáveis por mais 10), conforme a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011) e o Decreto nº 34.276, de 11 de abril de 2013, que a regulamenta no Distrito Federal. Os pedidos serão atendidos por ordem de chegada, sendo respeitadas as prioridades legais para maiores de 60 anos, gestantes e portadores de necessidades especiais. A reprodução dos documentos obedecerá aos prazos da Lei de Acesso à Informação, acrescido dos prazos de postagem, se for o caso.

• Custos do Serviço: Os serviços prestados pelo Arquivo Público são gratuitos

Ao acessar as dependências do espaço destinado ao atendimento ao público, estes deverão adotar os seguintes procedimentos:

• – Guardar seus pertences em armário apropriado, com chaves, disponibilizado pelo ArPDF;

• – Não será permitido adentrar nas instalações do ArPDF portando outro material além de celular, lápis, papel e o suporte digital que porventura seja necessário à obtenção de cópia de itens do acervo;

• – Não será permitido o consumo de alimentos e bebidas de qualquer espécie, nas dependências do ArPDF;

• – Não será permitido o uso de caneta de qualquer tipo durante o procedimento de consulta aos Instrumentos de pesquisa disponibilizados pelo ArPDF, bem assim sua marcação com uso de clipes ou dobra nas páginas, ou ainda a utilização de materiais metálicos ou cortantes, e

• – Ao manusear os Instrumentos de pesquisa deve-se fazê-lo com cuidado, evitando apoiar-se sobre os mesmos.

Direitos e obrigações dos usuários: Aos usuários dos serviços do Arquivo Público do DF fica garantido o direito de acessar os documentos e informações do acervo permanente custodiado pelo ArPDF, em meio digital, tendo a obrigação de respeitar e atender às condições e requisitos estipulados pelo órgão para atendimento de sua solicitação.

COMO FAÇO PARA TER ACESSO À LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO DISTRITO FEDERAL EM VIGOR?

Acesse o link:

Legistação

PRECISO DE UMA CONSULTA PROBATÓRIO-TRABALHISTA, COMO FAÇO?

Os pedidos de certidão de tempo de serviço ou outras demandas probatório-trabalhistas relativas aos empregados de empresas responsáveis por obras no período da construção de Brasília deverão ter o formulário de atendimento preenchido pelo interessado ou seu procurador legalmente constituído. Neste último caso, deverá ser apresentada procuração, que ficará arquivada no ArPDF juntamente com o pedido de atendimento.